quinta-feira, 3 de setembro de 2015

Papo de Quinta: Que tal sair do modo zumbi e aprender a dividir suas 24h diárias?


      Olá! O papo de hoje é sobre o tempo...como canta o Caetano Veloso...tempo, tempo, tempo, tempo...tanta gente reclamando por falta de tempo e eu lembro que tempo não existe, mas a sensação desse tempo e o que priorizamos e como escolhemos viver esse tempo, sim. 

     Além disso, tempo é um recurso mega importante e precioso, porque não volta. Por isso, resolvi mudar minha vida e me reinventar profissionalmente para acompanhar o crescimento do meu filho e trabalho de casa, em estilo home based. Mas, confesso, que tirando o deslocamento diário e trânsito (que não preciso fazer com frequência), e por ser razoavelmente dona do meu tempo, não tem sido fácil conciliar tantas tarefas. Mesmo porque, nós mulheres temos muito mais tarefas diárias para fazer (cuidados de beleza, afinal, tem que pintar a unha, tirar os pelos da sobranchelha, cozinhar, cuidar dos filhos, planejar as coisas da casa, etc, etc, etc..), ou seja, é muito diferente a experiência da mulher com o tempo e a do homem, salvo exceções. Ambos temos 24 por dia e nós mulheres temos muito mais coisa para fazer, não nos permitimos ter tempo para fazer o que gostamos e tentamos dar conta de mais coisas do que daríamos conta e tentamos ser as super mulheres, até que, estafamos, caímos doente, temos rompantes e isso não é legal e pode ser diferente!

  Flavia Rebello já escreveu aqui no blog sobre como ela se organiza para trabalhar home based e deu dicas incríveis AQUI e vai falar sobre ferramenta de gestão de tempo, tarefas e dinheiro no próximo #almoçocomnegócios, que você se inscreve AQUI.

  E eu, Marcelle Rebelo, volto para falar sobre essa questão, com o intuito de te dar algumas dicas para que você use com maestria duas 24 horas diárias.

 Minha mãe, a saudosa Dona Celi sempre me dizia para aproveitar o meu tempo, para não deixar para amanhã o que eu poderia aproveitar hoje e ao mesmo tempo me dizia que eu precisava reduzir um pouco as coisas que eu fazia, quando eu caía doente, com febre, por pura estafa, aos 21 anos de idade, por exemplo.

 Bem, preciso confessar que tempo é algo que eu tenho muita dificuldade de administrar, assim como dinheiro e preciso admitir que tempo e dinheiro são recursos que precisamos muito saber como administrar. 

Demorei para aprender que: 

  • O tempo não é elástico, não adianta correr se estivermos atrasados, o lance é não se atrasar, planejar e nós não somos super mulheres com poderes especiais, ou seja, menos, meninas! 
  • Dinheiro não aceita desaforo e é um recurso finito. Precisamos planejar e pensar como o utilizaremos e para planejar o dinheiro, precisamos separar tempo para isso.

    Então, tempo e dinheiro são dois recursos que temos, que precisamos saber lidar e quanto antes aprendermos, melhor!

     Eu tenho um sonho de ter uma escola com atividades práticas e ensino para a vida, porque acho que saímos da escola sem noção de muita coisa importante, para vida. Devemos ensinar às crianças, a lidar com o tempo delas (tempo de descansar, tempo de brincar, tempo de estudar, tempo de dormir...a boa e velha rotina e disciplina, que como cantava Renato Russo, Disciplina é liberdade) e também a lidar com dinheiro, com recursos, de maneira geral, porque ninguém nos ensina a lidar com os recursos tão importantes para a vida toda e os tombos com relação ao tempo e ao dinheiro podem machucar feio.

     Eu, por exemplo, preciso ser mais racional ao responder se posso atender um cliente, um amigo ou se posso comprar ou investir em algo para a empresa ou para presentear um amigo, por exemplo e aprendi que não posso responder se posso agendar evento ou reunião sem olhar a agenda, ou começo a marcar duas, três coisas ao mesmo tempo (já era assim no tempo de marcar festas e eventos com amigos, pois esquecia que já tinha marcado algo antes de aceitar o próximo convite) e eu sempre acho que vai dar tempo (não deixava margem para imprevistos na agenda), sempre acho que vou dar conta, que vou receber do cliente, que vou vender mais e quando vejo, estou ás voltas com o equilíbrio do meu tempo e do meu dinheiro. 

    São 40 anos tentando aprender a lidar com esses dois recursos maravilhosos, que requerem maestria em sua administração e às vezes, ou melhor, muitas vezes me deparo exausta e dececpcionada comigo mesma, por não ter sido mais racional nas minhas escolhas, por não ter planejado melhor esses dois recursos. Mas, enxugo as lágrimas, olho para mim, me acolho e começo tudo de novo!

 Nunca é tarde para aprender e tem muito material na internet e muitos profissionais da área de marketing e empreendedorismo batendo nessa tecla e o que tenho percebido sobre o tempo é que:

1- Ritual ao acordar:

Acordar, tomar uma chuveirada rápida, arrumar seu quarto, meditar (ouvir um vídeo ou áudio inspirador enquanto você se prepara) e tomar um bom café da manhã são ótimas atividades para dizer a você mesmo que você acordou e saudar o novo dia! Cada dia é um presente, sinta-se grato!

Evite olhar o celular, computador e mensagens, porque pode ser um abismo e bagunçar seu dia. Você precisa decidir o que vai fazer no seu dia e lembrar-se das 3 coisas que você não pode deixar de fazer de jeito nenhum e olhar sua grande meta e ver o que você precisa fazer para chegar mais perto da sua meta. Tenha uma agenda de papel e olhe para as coisas que precisa fazer antes de cair no automático. Comece o dia com essas coisas em mente. Eu subo com minha agenda e abro antes de começar o meu dia.

2- Mexa o corpo:

Exercite-se, mesmo se você trabalha em casa, ou se tem que pegar trânsito, acorde mais cedo e seja correr, dançar Zumba (video game, You Tube), pedalar, nadar ou o que você tiver ao seu alcance faz com que você lide melhor com o seu dia. Mais energia, mais agilidade para tomar decisão. Isso não é perda de tempo, isso vai fazer diferença na sua vida. 30 minutos diários farão diferença e você pode sim acordar meia hora mais cedo e dormir meia hora mais cedo, questão de organização.

3- Tenha foco:

Lembre do que você olhou na agenda, antes de responder mensagens no computador, no celular, ou você vai ser levado pelo que as pessoas esperam do seu tempo e não pelo que você deseja fazer para aproveitar melhor seu tempo. O objetivo de usar melhor seu tempo é sim ter mais tempo para fazer as coisas que você gosta. Ficar sem fazer nada e permitir-se momentos relaxantes ao final do dia são super importantes e você merece dar-se esses presentes diários, para isso, mantenha o foco. Olhe sua agenda, divida seu tempo, suas tarefas, tente estimar quanto tempo precisa para cada tarefa e você precisa dividir seu tempo entre as coisas de trabalho, cuidados com você, tempo para amigos e familiares, tempo para seu ócio e ou relaxamento.

Você não vai ficar mais rico se trabalhar 24 horas por dia e sim, vai chegar à exaustão, frustrar-se, irritar-se com facilidade, ter dificuldade com memória e tudo mais. 

Então, crie uma rotina e siga seus horários e leve-se a sério, cuide do seu corpo, mente, estudos, saúde e sua performance vai melhorar muito!

Responder mensagens
Separar mensagens que você vai responder depois
Separar cursos, vídeos palestras que você vai ouvir depois (separe 20 minutos para estudar e não se perca na enxurrada de cursos, palestras e sites para ver)
Separar as urgências do dia, que você deixou para o dia seguinte e comece por elas
Delegue, compartilhe coisas que outras pessoas possam te ajudar, peça ajuda para questões pessoais, distribua melhor as tarefas entre parceiros, familiares e amigos (que possam te dar um help) e foque no que você precisa fazer para trabalhar com boa produtividade.

Faça o que você planejou fazer no seu dia e vá ticando em uma agenda de papel.

De todas as ferramentas de gestão de tempo, a boa e velha agenda de papel é uma grande aliada.

Quando você escreve, seu cérebro registra e ticar as tarefas dá uma sensação enorme de completude.

Agende telefonemas, horários no WhatsApp, nos grupos do Facebook, Linkedin e café com amigos e explique quando estiver no meio de algo que precisa de concentração, como orçamento, relatório, posts para seu blog, responder e-mails e diga NÃO, quando não puder ser interrompido. Isso vai te ajudar a manter seu foco.

4- Faça pausas durante o dia:

A grande dica é: faça pausas durante o dia. Quando pintar um problema, aparentemente sem solução, saia de cima do problema, dê uma volta, ouça uma música, se presenteie com pausas durante o dia. A cada duas horas, faça uma pausa, levante, estique as pernas, alongue-se, ligue para alguém do seu ciclo pessoal para dar oi, tô com saudade. As vezes, alguém pode te ajudar a ver um lado, uma solução para o problema. Conecte-se de verdade com pessoas. 

5- Tenha horário para terminar o trabalho:

A não ser que você esteja organizando um evento, entregando uma remessa de produtos, ou serviços, tenha hora para acabar seu expediente. Isso é fundamental para você manter-se ativo e produtivo com alta performance.

6- Arrume sua mesa e planeje seu dia seguinte:

Bagunça gera confusão mental, desânimo e atrasa sua vida. Organize sua mesa, separe as coisas que são prioridade para o dia seguinte, agradeça pelo seu dia e organize de fato o próximo dia. Normalmente, quem é dono do seu negócio tem muita dificuldade em prospectar novos clientes ou ter ações de vendas, para que consiga atingir suas metas, seu lucro e ter um negócio sustentável, de fato, então, se você é dono do seu próprio negócio, separe um tempo para vendas.

Outro dia, aqui no home office, em reunião sobre branding, aprendi com Fabiano Fonseca, cliente da Berdine, que devemos pensar no 1METAPCX:

Raúl Candeloro, que o Fabiano segue, diz o seguinte. 

1: significa o que mais importante você tem para fazer amanhã
META: qual a sua meta de vendas para amanhã
P: quantos prospects você têm que contatar amanhã
C: quantos clientes você tem que contatar amanhã 
X: quantos ex-clientes (inativos) que você tem que contatar amanhã.

Se você não precisa vender, transforme O 1METAPCX em 

1: Primeira tarefa do dia seguinte, algo que você não pode mais adiar
META: Qual sua meta de tarefas para amanhã
N: Quantas coisas novas você precisa ler, estudar ou providenciar para gerar visibilidade para seu trabalho amanhã
F: Quantos feedbacks você precisa dar amanhã
X: Quantas mensagens, tarefas, arquivos você precisa apagar do computador, ou papéis você precisa eliminar da sua mesa.

Para refletir sobre o tempo, ouça a canção do Caetano Veloso, na voz da Maria Betânea




Se você não sabe ou não conhece vídeos para te inspirar no seu dia, recomendo o canal da Flavia Melissa. Ela tem me ajudado muito a refletir sobre várias questões e a ter ferramentas importantes.

Deixo aqui um vídeo que me ajudou a lidar com meu tempo, com o estresse, com a confusão do meu dia-a-dia e compartilho com você.




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